Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kegagalan dan Keberhasilan Sistem Informasi pada Sebuah Perusahaan

FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEGAGALAN DAN KEBERHASILAN DALAM PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA PERUSAHAAN

 

 

 

TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

 

 

 

 

DOSEN :

Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc

 

 

 

 

 

 

 

 

DISUSUN OLEH :

A.M. HERI SAKTIYANTO

[P056132632.49E]

 

 

BAB I

PENDAHULUAN

 

I.1. LATAR BELAKANG

 

Sistem Informasi dalam iklim persaingan usaha modern memegang peran yang sangat penting sehingga mampu menciptakan, manipulasi dan menangkap persoalan informasi yang berkembang baik secara internal maupun eksternal. Efektifitas sistem informasi akan berguna bagi manajemen sebuah entitas bisnis untuk melakukan perubahan strategi pengembangan usaha. Penggunaan sebuah sistem informasi diharapkan mampu memberikan keunggulan kompetitif dan keunggulan komparatif bagi perusahaan. Implementasi teknologi informasi yang efektif dan efisien diharapkan bisa menjadi faktor sukses sebuah entitas bisnis,

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Keputusan atas investasi sistem informasi menjadi bagian yang sangat penting pada sebuah organisasi  bisnis.

Teknologi informasi menyerap bagian terbesar dari total modal investasi dari sebuah perusahaan. Perusahaan berharap dengan menggunakan landasan IT untuk menjalankan proses baru, inovasi produk dan layanan, memperoleh respon yang lebih baik, sertamenerapkan lingkungan perusahaan baru yang bertujuan mengubah struktur internal mereka menjadi organisasi yang lebih baik.

Tugas paling menantang yang dihadapi oleh perusahaan adalah efektifitas dari pelaksanaan IT. Peran ini membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang bisa menyerap, memahami dan adaptif dengan hal-hal baru. Dunia IT menuntut tanggung jawab yang tinggi dari personelnya untuk adaptif terhadap perubahan dan kemajuan. Sistem informasi tidak akan pernah berkembang dengan sendirinya, tetapi perlu di dukung banyak faktor-faktor yang mampu menjadikan efektifitas sistem akan tercapai. Kesuksesan dari pengembangan sistem informasi sangat tergantung pada kessesuaian harapan antara system analyst, pemakai (user), sponsor dan customer. Pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan

implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang dikembangkan (resistance to change).  

Perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan prilaku dan organisasional. Oleh karena itu, dampak utama dari IT dimediasi oleh sejumlah faktor, banyak yang membutuhkan pemahaman mendalam tentang konteks organisasi dan perilaku manusia.

Saat ini hampir semua perusahaan melakukan investasi dan atau  implementasi IT untuk menunjang bisnis mereka. Namun secara kuantitas, banyak perusahaan yang melakukan penerapan teknologi IT hanya sebatas ikut tren tanpa memahami apa tujuan yang diharapkan bisa tercapai dari penerapan sistem IT tersebut. Inilah yang sering membuat kegagalan dalam penerapan IT yang berakibat juga kegagalan entitas bisnis mencapai tujuan bisnisnya. Di sisi lainnya, perusahaan juga ada yang menikmati manfaat dari penerapan IT sehingga mampu menunjang dan memperluas kapasitas bisnis perusahaan itu.

Dengan demikian, paper ini akan mengulas “Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Kegagalan dan Keberhasilan  dalam Penerapan Sistem Informasi Pada Perusahaan”. Paper ini  dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada program Pasca Sarjana Manajemen Bisnis Institut Pertanian Bogor

 

 

 

 

I.2. PERUMUSAN MASALAH

 

Dengan latar belakang persoalan diatas, maka penulis mencoba untuk menjawab beberapa permasalahan sebagai berikut :

1.      Apa yang dimaksud dengan Manajemen Sistem Informasi dan faktor faktor apa saja yang ada didalamnya?

2.      Bagaimana keterkaitan dan hubungan antara sistem informasi dengan proses bisnis pada sebuah perusahaan?

3.      Faktor faktor apa saja yang bisa memberikan pengaruh secara efektif terhadap pengembangan sistem informasi perusahaan?

4.      Apakah faktor-faktor dukungan manajemen puncak serta  kompleksitas sistem dan struktur organisasi akan berpengaruh terhadap pengembangan sistem informasi sebuah entitas bisnis?

5.      Apa saja hambatan yang dihadapi dalam penerapan dan pengembangan sistem informasi pada perusahaan dan pemecahan masalah dari persoalan persoalan itu?

 

I.3. TUJUAN

Adapun tujuan dilakukannya penulisan paper ini adalah selain sebagai salah satu tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen, juga dilakukan untuk :

1.      Mengkaji keterkaitan antara sistem informasi dengan proses bisnis perusahaan

2.      Identifikasi pada sejumlah faktor penunjang kesuksesan ataupun kegagalan penerapan dan pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan

3.      Memecahkan masalah untuk faktor penghambat terhadap pembangunan, pengembangan dan penerapan sistem informasi di suatu perusahaan

4.      Memberikan masukan bagi para pengembang sistem informasi tentang faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi efektifitas pengembangan sistem informasi dan dapat menjadi pertimbangan dalam pengembangan sistem informasi suatu perusahaan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

 

II.1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Informasi adalah fakta, kejadian, statistik atau bentuk data lainnya yang dapat dipahami dan mempunyai arti, bernilai atau bermanfaat bagi seseorang untuk keperluan/pekerjaan tertentu.  Data pada umumnya harus diolah terlebih dahulu sehingga menjadi informasi yang dapat dipahami dan bermanfaat atau lebih bermanfaat.[i]  Dari pengertian soal informasi diatas, maka Sistem Informasi dirumuskan sebagai tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi: manusia, hardware, software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya (O’Brien, 2005).

Sedangkan, Sistem Informasi Manajemen (SIM) memiliki arti sebagai bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

 

Adapun tujuan umum Sistem Informasi Manajemen, yaitu :

·         Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

·         Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

·         Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

·         Menyediakan informasi yang efektif dan efisien terkait hal-hal yang bisa membantu percepatan tanpa meninggalkan keakuratan, sehingga bisa meningkatkan nilai jual perusahaan dan memenangkan persaingan di pasar.

 

Keempat tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka

 

mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

Secara umum Sistem Informasi Manejemen merupakan kumpulan dari sistem informasi yang terdiri dari:

  • Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
  • Sistem informasi akademik (academic information systems), menyediakan informasi tentang proses pendidikan yang sedang berjalan di suatu akademi/sekolah/perguruan.
  • Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
  • Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
  • Sistem informasi personalia (personal information systems).
  • Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
  • Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
  • Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
  • Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
  • Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
  • Sistem informasi analisis software
  • Sistem informasi teknik (engineering information systems).
  • Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information systems).

 

Namun dari semua bagian Sistem Informasi secara umum SI memiliki tiga unsur utama yaitu :

·         Menerima data sebagai masukan (input).

·         Memproses data dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran perkiraan dan lain-lain.

·         Memperoleh informasi sebagai keluaran (output). (Ismail, 2004)

 

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Menurut O’brien (2007) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi

Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

 

·         Komponen Input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk

metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dokumen dasar.

 

·         Komponen Output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

 

·         Komponen Teknologi

Teknologi merupakan “tool box” pada sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

 

 

·         Komponen Model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

 

 

·         Komponen Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

 

 

·         Komponen Hardware

Hardware atau piranti keras berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

 

·         Komponen Software

Software atau piranti lunak berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

 

·         Komponen Kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,

temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.  

 

·         Komponen Jaringan

Komponen ini difungsikan Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router. Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan.

 

II.2. PENERAPAN SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS

Sistem informasi ialah suatu sistem yang saling berinteraksi dengan lingkungan dan melalui rantai siklus yang disebut siklus sistem informasi. Siklus tersebut terdiri dari input, process, dan output (IPO). Siklus IPO menggambarkan bagaimana sistem memperoleh input dari luar dan kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu output. Output yang dihasilkan akan dikembalikan sebagai information service. Ada tiga bagian utama dari sistem informasi:

 

 

Ø  Data yang mendukung informasi

Ø  Prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi

Ø  Orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat keputusan dan menggunakan sistem informasi

 

Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis, yaitu :

1. Mendukung proses bisnis dan operasional.

2. Mendukung pengambilan keputusan.

3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif.

 Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen.

Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 level manajemen, yaitu :

  1. Manajemen Tingkat Atas (Manajemen Strategis), merupakan manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan.
  2. Manajemen Tingkat Menengah (Manajemen Taktis), merupakan keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi.
  3. Manajemen Tingkat Bawah (Manajemen Operasional), merupakan manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
  4. Pegawai Non-Manajemen, merupakan semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen.

 

Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa sistem informasi dan teknologi menjadi komponen yang sangat penting dalam keberhasilan suatu organisasi baik bergerak di bidang bisnis maupun non bisnis. Lebih jauh, saat ini sistem informasi berbasis internet yang penggunaannya yang semakin luas dan semakin canggih dalam hal kecepatan, ketepatan dan up-to-date informasi.

Teknologi sistem informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur,operasi dan manajemen organisasi. Secara garis besar dapat dikatakan bahwa :

  1. Teknologi informasi menggantikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.
  2. Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan suatu tugas atau proses.
  3. Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia.

 

Untuk menjawab segala tantangan bisnis dan dalam mengahadapi globalisasi, sistem informasi menjadi solusi yang tepat bagi para eksekutif dan para mengambil keputusan dalam membantu proses pengembangan dan memajukan perusahaan. Dalam hal pengembangan bisnis, seseorang dapat mendesain dan menganalisis suatu permasalahan suatu aplikasi sistem informasi berdasarkan kebutuhan yang ada.

Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil dan mampu mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis.

Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau beberapa siklus seperti ditunjukkan pada gambar dibaw

Gambar II.3. Siklus Pengembangan Sistem Informasi (O’Brien, 2011) :

 

Pengembangan SIM yang bagus berbasis komputer memerlukan SDM yang berketerampilan dan berpengalaman lama. Namun peran itu memerlukan partisipasi aktif dari para manajer organisasi. Karena sejumlah faktor, banyak organisasi bisnis yang gagal membangun sistem informasi manajemen mereka. Penyebab kegagalan itu adalah:

  1. Organisasi yang dibangun dalam kondisi buruk
  2. Tidak adanya perencanaan yang memadai
  3. Kurang personil yang handal
  4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem serta  mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

 

SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat. Perusahaan harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh.

Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Tujuan Sistem Informasi Manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.[i]

 

 

 

 

 

 

 

BAB III

PEMBAHASAN

III.1. PERMASALAHAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI

Penerapan atau implementasi teknologi informasi yang sesuai di suatu perusahaan bukanlah suatu hal yang mudah. Faktor yang harus diperhitungkan agar penerapannya mempunyai nilai lebih adalah:  manajemen perusahaan, budaya perusahaan, biaya pengadaan perangkat keras maupaun lunak, operator, perawatan dan masyarakat bila dilibatkan sebagai end user. Dengan adanya komputer untuk membantu teknologi informasi, berbagai organisasi telah mangalokasikan dana yang cukup besar untuk sistem informasi.

Keberhasilan penerapan sistem teknologi informasi tidak semestinya diukur hanya melalui efisiensi dalam hal menimalkan biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya informasi. Keberhasilan juga harus diukur dari efektifitas teknologi informasi dalam mendukung strategi bisnis organisasi , memungkinkan proses bisnisnya, meningkatkan struktur organisasi dan budaya, serta meningkatkan nilai pelanggan dan bisnis perusahaan. Tantangan utama para manajer bisnis dan praktisi bisnis adalah mengembangkan solusi sistem informasi yang mampu mengatasi masalah bisnis.

Meskipun suatu organisasi telah menerapkan sistem informasi untuk menunjang aktifitas bisnisnya, namun penerapan tersebut bisa berhasil ataupun tidak. Seringkali penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT mengalami kegagalan karena permasalahan teknis maupun non-teknis. Secara umum, ada 3 isu pokok / hal yang paling mendasar dalam permasalahn kegagalan dan kesuksesan dalam pengembangan teknologi informasi di suatu perusahaan, yakni :

  1. Tenaga, waktu dan nilai investasi yang sudah ditanamkan perusahan-perusahaan untuk membangun sistem TI sangat besar namun dalam penerapannya selalu low utilization atau idle.
  2. Penerapan TI yang tepat didunia bisnis akan membawa manfaat yang signifikan. Terdapat  Empat fase yang harus dilalui perusahaan dalam pengelolaan manfaat TI :

Tahap Visi, pada tahap ini perusahaan harus melihat kembali tujuan implementasi TI. Untuk itu perusahaan dituntut membentuk arsitektur TI dan arsitektur bisnis agar keduanya dapat berjalan menuju sasaran yang sama yaitu untuk mencapai tujuan perusahaan.

Masa Investasi, pada fase ini perusahaan dituntut mampu memisahkan account TI dengan account lainnya.

Pengolahan, selain memonitor implementasi dan memperbaiki implementasi TI yang belum berjalan dengan baik dan sesuai dengan sasaran, perusahaan juga harus membuat program change management untuk mempersiapkan SDM dari sisi persepsi, pengetahuan maupun keahlian lewat program pelatihan, komunikasi maupun team building.

v  Saat memanen semua tahap yang telah dilalui, yang diperkirakan dapat terjadi antara dua hingga tiga tahun.

 

  1. Mulai menurunnya nilai investasi di bidang TI karena rendahnya pemahaman TI dikalangan pemimpin perusahaan, keterbatasan pendanaan, langkanya tenaga TI yang berpengalaman dan terampil, lemahnya infrastruktur komunikasi, dan masih murahnya tenaga kerja manual, Marginal cost cenderung meningkat sementara marginal revenue tetap (flat).

 

III.2.  KINERJA SISTEM INFORMASI  DAN EVALUASINYA

Penerapan sistem Informasi pada perusahaan bagaikan dua sisi mata uang. Bisa berujung pada kesuksesan hingga kegagalan. Pengembangan dan pembangunan sistem informasi pada dasarnya dikembangkan dengan harapan yang tinggi namun sering berakhir dengan kegagalan. Alat ukur keberhasilan sebuah proyek umumnya menggunakan metode evaluasi proyek ekonomi standar untuk mengevaluasi keberhasilan pelaksanaan proyek sistem informasi karena kompleksitas dari proses pelaksanaan proyek sistem informasi dan dampak jangka panjang dari proyek pada organisasi.

Evaluasi sistem informasi dapat dilakukan dengan metode kualitatif maupun kuantitatif. Kinerja sistem informasi tidak dapat dinilai sebagai baik atau buruk tanpa keberhasilan pelaksanaan proyek. Evaluasi proyek sistem informasi bisa sangat bermasalah dan kadang-kadang bisa sangat subyektif dan tidak ada satu metode evaluasi sistem informasi yang dapat diterapkan untuk semua situasi. Evaluasi menjadi subyektif dan dapat bergantung pada keadaan termasuk waktu.

Meskipun demikian, peneliti manajemen sistem informasi telah melihat seperangkat ukuran formal untuk menilai sistem. Berikut merupakan ukuran kesuksesan sebuah sistem informasi yang dianggap paling penting

 

  1. Penggunaan sistem level tinggi, sebagaimana diukur dengan polling pengguna, memberikan kuesioner, atau memantau parameter-parameter seperti volume transaksi.
  2. Kepuasan pengguna pada sistem, sebagaimana diukur oleh kuesioner atau wawancara. Hal ini mungkin termasuk pendapat pengguna pada akurasi, aktualitas, dan kerelevanan informasi, kualitas servis, dan mungkin pada jadwal operasinya. Yang paling penting adalah perilaku manajer pada sejauh mana tingkat kepuasannya terhadap informasi yang dibutuhkannya dan pendapat pengguna tentang bagaimana sistem meningkatkan kinerja mereka
  3. Perilaku menguntungkan dari pengguna sistem informasi dan staf sistem informasi.
  4. Tercapainya tujuan sistem, tingkat di mana sistem dapat mencapai tujuan tertentu, sebagaimana ditunjukkan dengan peningkatan kinerja organisasi dan pengambilan keputusan yang dihasilkan oleh sistem.
  5. Pembayaran finansial kepada organisasi, baik dengan mengurangi biaya atau meningkatkan penjualan atau keuntungan.

 

kelima ukuran dianggap menjadi nilai batas walaupun analisis keuntungan biaya mungkin digambarkan dengan berat di dalam keputusan untuk membangun sebuah sistem tertentu. Keuntungan dari sebuah sistem informasi mungkin tidak secara keseluruhan dapat diperhitungkan. Terlebih lagi keuntungan nyata tidak dapat dengan mudah ditunjukkan untuk aplikasi sistem pendukung keputusan tingkat lanjut. Dan meskipun metodologi keuntungan telah diikuti secara akurat , sejarah banyak proyek pengembangan sistem telah

menunjukkan perkiraan nyata ini selalu sulit untuk diformulasikan. Peneliti manajemen sistem informasi lebih berkonsentrasi pada ukuran manusia dan organisasi pada kesuksesan sistem seperti kualitas informasi, kualitas sistem, dan pengaruh sistem pada kinerja organisasi. [i]

 

III.3. KATEGORISASI KEGAGALAN SISTEM INFORMASI

Secara umum, penilaian kinerja sistem informasi berfokus pada pertimbangan dari keberhasilan dan kegagalan sistem informasi. Masalah kegagalan sistem informasi dapat dianalisis dengan mengasumsikan bahwa belajar dari kegagalan sistem informasi akan memberikan pelajaran penting untuk merumuskan strategi sukses bagi perencanaan, pengembangan, pelaksanaan, dan pengelolaan sistem informasi. Enam jenis kegagalan sistem informasi dapat diidentifikasi sebagai berikut :

  1. Kegagalan Teknis
  2. Kegagalan Proyek
  3. Kegagalan Organisasi
  4. Kegagalan Lingkungan
  5. Kegagalan Pembangunan
  6. Kegagalan Penggunaan

 

Tingkat keberhasilan maupun kegagalan sistem informasi dapat dikategorikan menjadi 3 tingkat tergantung kepada tingkat keberhasilannya, yaitu :

  1. Pertama adalah kegagalan total inisiatif, tidak pernah dilaksanakan atau di mana sistem baru diterapkan tetapi segera ditinggalkan.
  2. Kedua adalah kegagalan parsial dari inisiatif, di mana tujuan utama tidak tercapai atau di mana terdapat hasil yang tidak diinginkan yang signifikan. Terkait dengan kegagalan parsial adalah kegagalan keberlanjutan mana inisiatif pertama berhasil tetapi kemudian ditinggalkan setelah satu tahun atau lebih.
  3. Ketiga adalah keberhasilan dari inisiatif di mana sebagian besar pemangku kepentingan mencapai tujuan utama mereka dan tidak mengalami hasil yang tidak diinginkan.

 

 

 

 

 

 

 

 

III.4. FAKTOR-FAKTOR KESUKSESAN DAN KEGAGALAN SI

Ada beberapa faktor penting yang secara langsung mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan proyek sistem informasi. Menurut Rosemary Cassafo dalam O’Brien (1999), kegagalan penerapan sistem informasi disebabkan karena beberapa hal berikut :

  1. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen
  2. Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang harus dilakukan
  3. Inkompetensi secara teknologi
  4. Strategi dan tujuan tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi
  5. Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem

 

Sementara itu, ada tujuh faktor penentu kesuksesan dalam memformulasikan suatu strategi TI yang paling efektif, yaitu :

  1. Scale dan Scope
  2. Necessity dan Speed
  3. Principles dan Increments
  4. Update dan Review
  5. Fit dan Timing
  6. Resources dan Skill
  7. Support dan Consensus

 

Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan implementasi TI hampir umum bagi semua perusahaan. Namun prioritas dan pentingnya faktor mungkin berbeda dari perusahaan ke perusahaan yang lain berdasarkan budaya mereka, wilayah, struktur organisasi, lingkungan dan bisnis utama yang mereka hadapi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan sistem informasi dapat dikategorikan menjadi 5 faktor utama, yaitu :

1. Faktor-Faktor Lingkungan

Globalisasi

Lingkungan dinamis

Kompetisi

2. Faktor Struktur Organisasi Internal

Keselarasan strategis antara struktur dan infrastruktur organisasi dengan struktur dan infrastruktur sistem informasi

Partisipasi pengguna dalam proyek sistem informasi

Pencocokan kemampuan TI untuk kebutuhan dan tujuan organisasi

Konteks struktur organisasi

Keterampilan teknis dan manajerial yang mencukupi

3. Faktor Struktur Tim Proyek

Umpan balik pemimpin proyek untuk tim

Pengalaman pemimpin proyek

Pemantauan dan pengendalian proyek

Pelatihan yang memadai untuk anggota tim

Peer review atas kemajuan proyek

Pengalaman anggota tim

Komitmen anggota tim

Kontrol diri anggota tim

4. Teknologi yang Sesuai dan Metodologi Proyek

Tujuan yang jelas

Rencana proyek yang detail

Lingkup proyek yang tepat

Memanfaatkan metodologi yang efektif

Penggunaan teknologi yang tepat

Implementasi sistem yang efektif

5. Dukungan Pasca Proyek

Pelatihan pengguna

Dukungan software

Pelatihan staf TI

Bantuan tepat waktu pada pengguna

 

Ada hubungan yang erat antara faktor lingkungan dan tingkat keberhasilan dan kegagalan TI dalam perusahaan karena lingkungan eksternal sering mendorong atau memaksa perusahaan untuk memanfaatkan aplikasi sistem informasi strategis untuk bertahan hidup. Dinamika lingkungan merupakan faktor efektif karena ketidakpastian lingkungan mempengaruhi aplikasi sistem informasi perusahaan. Dalam lingkungan perusahaan yang stabil dan sederhana umumnya membaca dengan teliti strategi defensif berdasarkan efisiensi tinggi dan efektivitas biaya. Namun dalam lingkungan yang tidak pasti suatu perusahaan harus memiliki aplikasi strategis tingkat tinggi agar sistem informasi sukses karena aplikasi sistem informasi strategis adalah salah satu yang memiliki efek yang besar terhadap keberhasilan perusahaan dengan mempengaruhi atau membentuk strategi perusahaan atau memainkan peran langsung dalam pelaksanaan strategi perusahaan.

Jika perusahaan adalah perusahaan global, maka harus menyesuaikan proyek sistem informasi aslinya dengan anak perusahaan agar sesuai kondisi anak perusahaan. Jika perusahaan tidak mampu mencapai sesuai dengan kebutuhan spesifik, proyek sistem informasi mungkin gagal dengan probabilitas tinggi. Perusahaan menerapkan proyek sistem informasi untuk mendapatkan keunggulan kompetitif melalui diferensiasi, inovasi pengurangan biaya, dan pertumbuhan. Dalam lingkungan yang sangat kompetitif jika perusahaan tidak mampu untuk mengembangkan dan menerapkan proyek sistem informasi yang akan membuat mereka mendapatkan keuntungan kompetitif, perusahaan tidak dapat mencapai kesuksesan proyek sistem informasi.

Struktur organisasi internal juga mempengaruhi kesuksesan proyek sistem informasi. Harus terdapat keselarasan antara struktur dan infratruktur perusahaan dengan struktur dan infrastruktur sistem informasi. Kesesuaian infrastruktur perusahaan dengan infrastruktur sistem informasi adalah tonggak penting dalam menerapkan proyek SI sebaliknya proyek akan gagal secara dramatis. Kemampuan TI dalam perusahaan harus sesuai dengan tujuan dan kebutuhan perusahaan. Jika proyek sistem informasi berada dibawah kebutuhan perusahaan akan menjadi tidak berguna karena tidak mampu memenuhi kebutuhan perusahaan. Sebaliknya, jika proyek sistem informasi berada diatas kebutuhan perusahaan maka proyek hanya akan mengorbankan waktu dan uang.

Konteks struktural organisasi perusahaan juga dapat mempengaruhi kesuksesan proyek sistem informasi karena organisasi dengan hirarki tradisional berada dalam kesulitan besar karena perusahaan lama tidak memadai untuk memproyeksikan secara rinci. Namun, faktor-faktor ini dapat efektif jika anggota tim memiliki komitmen yang kuat untuk proyek yang juga membuat mereka memiliki kemampuan kontrol diri. Dengan kemampuan ini anggota tim dapat memberikan kontribusi yang efektif untuk proyek yang dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek sistem informasi. Tanpa komitmen tertentu, anggota tim tidak bisa bekerja dengan keyakinan keberhasilan yang secara langsung dapat membawa proyek pada kegagalan tertentu.

Keberhasilan proyek dengan teknologi dan metodologi yang dipilih untuk mengembangkan dan melaksanakan proyek TI yang dibutuhkan memiliki keterkaitan yang kuat. Asumsinya  jika perusahaan gagal untuk memilih teknologi dan metodologi yang tepat sangat mungkin bagi entitas bisnis yang bersangkutan mengalami kegagalan pada akhir proyek. Sedangkan untuk mendapatkan keberhasilan perusahaan harus mulai berpikir tentang proyek dengan mendefinisikan tujuan secara jelas yang juga dapat membantu mereka untuk menentukan ruang lingkup proyek yang tepat.

Dengan tujuan (goal) dan lingkup proyek yang didefinisikan dengan baik, mereka dapat memilih teknologi dan metodologi yang tepat yang disertai dengan tujuan dan ruang lingkup. Hal ini dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan pelaksanaan proyek TI. Namun jika faktor-faktor ini tidak dilengkapi dengan rencana proyek yang rinci, keberhasilan tidak dapat diperoleh. Setelah memilih metodologi yang tepat, jika perusahaan berhasil menerapkan proyek TI yang dipilih dapat mencapai tingkat kesuksesan yang diinginkan.

Penerapan metodologi yang dipilih mungkin berhubungan dengan kemampuan manajerial dan teknis perusahaan serta kemampuan umum dari tim proyek. Agar memperoleh kesuksesan, perusahaan harus memilih metodologi yang sesuai dengan ruang lingkup dan kemampuan umum. Metodologi yang hebat dapat membawa mereka pada kegagalan tertentu jika mereka tidak bisa menerapkannya. Selama pelaksanaan dan setelah pelaksanaan, perusahaan harus menggunakan teknologi yang tepat guna sesuai yang dibutuhkan oleh sistem mereka. Hal ini dapat dicapai dengan memilih teknologi yang fleksibel yang dapat disesuaikan sesuai dengan perubahan kebutuhan perusahaan atau kebutuhan bagian yang berbeda dari perusahaan.

Siklus hidup proyek sistem informasi tidak berakhir pada tahap implementasi. Setelah menerapkan sistem informasi proyek pada perusahaan, dukungan dan pelatihan proyek adalah tahap berikutnya. Pelatihan pengguna adalah masalah penting karena jika pengguna tidak terlatih dengan baik dan memahami peluang proyek sistem informasi, mereka akan menolak ke sistem baru dan menolak untuk menggunakannya. Jadi sistem baru tidak akan digunakan dan dianggap sebagai proyek gagal. Bantuan tepat waktu bagi pengguna harus didukung oleh anggota proyek sistem informasi sampai pengguna terbiasa untuk menggunakan sistem.

Pada dasarmya proyek sistem informasi perlu diperbarui secara berkala sesuai dengan perubahan teknologi dan kebutuhan pengguna. Kesalahan setelah pelaksanaan proyek yang tidak terlihat dalam tahap uji coba dapat dikoreksi dengan membuat pembaruan yang diperlukan.

 BAB IV

PENUTUP

IV.1. KESIMPULAN

Sistem informasi adalah bagian yang  sangat penting bagi perusahaan saat ini. Penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan tidak selalu berhasil. Sejumlah faktor yang menentukan keberhasilan pelaksanaan proyek sistem informasi. Beberapa diantaranya adalah faktor lingkungan, struktur organisasi internal, struktur tim proyek, teknologi yang sesuai dan metodologi proyek, serta dukungan pasca proyek.

Untuk mencapai keberhasilan tersebut, maka perusahaan harus melakukan langkah-langkah yang tepat ketika akan menerapkan sistem informasi. Langkah-langkah ini harus dilakukan dalam sebuah cara yang sistematis dan mengikuti kaidah-kaidah yang ada. Walaupun hal ini tidak menjamin kesuksesan pengimplementasian sebuah sistem informasi ke dalam perusahaan, namun pengerjaan yang telah mengikuti kaidah akan mendekatkan kepada hasil yang lebih baik.

Selain kesuksesan, kegagalan juga membayangi penerapan sistem informasi. Kegagalan  disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya : ketidakmampuan teknisi TI yang dipekerjakan oleh perusahaan, dan ketidakcocokan TI yang dikembangkan oleh teknisi dengan tujuan perusahaan, ketidaktahuan manajer perusahaan mengenai TI yang ingin dikembangkan serta rasa memiliki perusahaan oleh para pengembang TI yang ada di dalamnya.  Solusi dari persoalan itu adalah dibutuhkan partisipasi oleh pihak perusahaan dan mempekerjakan tenaga TI yang handal dan  profesional.

Azaz manfaat TI bagi kebutuhan organisasi perusahaan harus sampai pada level end user.  Artinya  teknologi itu tidak hanya menjadi barang pajangan  terkesan canggih dari suatu organisasi. Dibutuhkan evaluasi sistem teknologi informasi agar bisa mencapai sasaran, caranya adalah sebagai berikut;

  1. Melihat kembali tujuan dari penerapan TI, dengan menggambarkan kembali arsitektur bisnis TI yang ada akan menentukan ruang lingkup, kompleksitas, jangkauan layanan, piranti TI dan investasi yang telah ditanamkan.
  2. Tentukan fasilitas pengolahan dan frekuensi pemanfaatan, ketahui potensi pelanggan, ukur manfaat dan buat acount terpisah.
  3. Perlu disadari bahwa investasi TI membutuhkan waktu 2-3 tahun untuk menikmati hasilnya.
  4. Memonitor dan memperbaiki implementasi yang belum berjalan baik, membuat program change management.

 

IV.2. SARAN

 

Dengan mengetahui faktor-faktor penyebab kegagalan dan keberhasilan  dalam penerapan sistem informasi di suatu perusahaan, berikut beberapa cara yang diharapkan mampu mendukung hubungan TI/SI dengan dunia bisnis perusahaan :

  1. Jangan percaya betul dan menyerahkan sistem informasi hanya kepada profesional saja tapi juga ajak pelaku bisnis yang lebih mengerti TI  tentang kebutuhan apa yang mendasar mereka perlukan.
  2. Pandanglah pemakai dan mesinnya sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dan saling terkait antara satu dengan yang lainnya.
  3. TI merupakan alat untuk memperlancar berbagai proses bisnis. Visi bisnis yang mengkomandoi TI, bukan sebaliknya
  4. Lakukan uji di tiap divisi atau unit pemakai TI.
  5. Agar dapat memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan internal dan eksternal, profesional TI diharapkan mampu berkomunikasi dengan pelanggan secara langsung.
  6. Sistem dapat berjalan baik kalau sistem tersebut telah selesai 100%..
  7. Mengikuti perkembangan zaman teknologi yang sedang berlangsung, sehingga dapat menjaga posisi perusahaan jika perusahaan tersebut ingin menjadi pemimpin (leader) dari pesaingnya. Mengingat dominasi peranan TI bagi sistem bisnis masih merupakan perkembangan baru, pada umumnya sulit untuk melakukan penyesuaian, khususnya dalam keseimbangan hubungan antara bisnis dan TI.
  8. Ciptakan lingkungan kerja yang mampu menerima keberhasilan dan kegagalan TI.

9. Memilih SDM yang mampu, ahli dan terampil mengoperasikan TI


[i] http://warta-ekonomi.blogspot.com/2010/11/kesuksesan-dan-kegagalan-penerapan.html

 

 


[i] http:// http://nicohernawan adytia48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2012/09/25/faktor-faktor-yang-mempengaruhi-keberhasilan-dan-kegagalan-penerapan-sistem-informasi-pada-suatu-perusahaan/


[i].wordpress.com/artikel-sim-sistem-informasi-manajemen/

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>


Refresh



Current ye@r *